Com a necessidade que as empresas têm de que os seus colaboradores estejam em lugares diferentes, surgiram as viagens corporativas.

É um tipo de viagem que requer investimento, porque gera despesas com hospedagem, transporte, passagens áreas, alimentação entre outros. Por isso é de extrema importância a gestão e planejamento, para evitar prejuízos.

Neste artigo trouxemos dicas do que é necessário fazer para profissionalizar as operações de viagens corporativas.

O que é Viagem corporativa?

Viagem corporativa ou turismo corporativo, é quando o funcionário faz uma viagem para determinado lugar em nome da instituição. Seja para participar de congressos, feiras, eventos empresariais, visitar clientes, fechar negócios entre outras possibilidades.

Em outras palavras, o colaborador é levado onde é necessária a presença física de um representante da empresa.

7 Dicas para profissionalizar a operação das viagens corporativas

1. Planejar antecipadamente e fazer um check-list

Primeiramente, é necessário organizar tudo que envolva a viagem, para não esquecer nada importante.

Para isso, crie uma lista com tudo que será necessário resolver e marque o que já foi feito. Por exemplo, o cálculo das despesas, documentação, compra de passagens e hospedagem entre outras coisas. Citaremos mais pontos a serem definidos ao decorrer do artigo.

Planejar uma viagem é uma tarefa complexa, ainda mais uma que envolva negócios. Por isso faça tudo com antecedência, para evitar imprevistos.

2. Escolher o destino

Existem muitas possibilidades de escolha para o turismo corporativo, o ideal é que a empresa selecione o destino de acordo com seus objetivos. Acima de tudo, observando qual lugar oferece mais oportunidades de negócios na sua área de atuação.

Dependendo do montante que a companhia disponibiliza para essas viagens, a escolha pode ser feita por locais mais próximos. Ou que melhor ofereçam serviços de transportes e hospedagem a custo benefício, para otimizar custos.

Antes de definir o destino, se faz necessário pesquisar mais sobre o lugar. Certamente pesquisar o que ele oferece de eventos corporativos, qual a cultura, clima, como se portam no ambiente empresarial, etc.

Mais digno de nota, é conhecer a cultura do lugar antes de ir, porque isso melhora as relações. Principalmente com os futuros clientes, mostra que você está realmente interessado neles.

Conhecer o lugar pode influenciar no sucesso ou fracasso de uma possível oportunidade de negócio.

Quer ter ideias de ótimos destinos para uma viagem corporativa? Leia o nosso outro artigo: Turismo corporativo: 10 destinos para negócios.

3. Comprar passagem aérea

Para conseguir grandes ofertas e economizar no quesito passagem aérea é necessário pesquisar com muita antecedência. Por conta da demanda ser alta, o melhor seria começar pelo menos três meses antes da viagem.

E durante a pesquisa muitas propostas apareceram e a empresa terá tempo de examinar qual oferece o melhor custo benefício. Quando as compras das passagens são feitas em cima da hora, o preço tonar-se inconstante e mais alto.

4. Reservar hotéis

Na hora de selecionar qual será a hospedagem, é fundamental saber quais vão ser os endereços visitados pelos funcionários. Assim é possível traçar a rota e saber quais hotéis ficam próximos, agilizando o transporte.

As vezes os hotéis próximos são mais caros, mas se o deslocamento do lugar for eficiente e barato, escolher um hotel acessível e apostar no transporte público seria uma opção. Entretanto, depender do transporte público é um risco, os compromissos de negócios exigem pontualidade, em algumas circunstâncias, alugar um veículo pode ser mais cômodo e adequado.

É interessante também observar se perto do hotel selecionado encontram-se restaurantes bons, ou se o próprio hotel possui esse serviço.

5. Pensar no meio de transporte

A escolha do meio de transporte que seus funcionários utilizarão, depende muito do destino escolhido e da sua estrutura. Além do plano orçamentário que a empresa tem para a viagem corporativa.

Se faz necessário avaliar o custo benefício das opções disponíveis.

Uma opção é utilizar o transporte público da cidade, essa escolha depende da qualidade do serviço. Todavia, o preço é acessível, mas não tão confortável. Os riscos de atrasos e contratempos no caminho são altos, além da segurança não ser seu forte.

Outra opção é chamar um táxi, prático e fácil de ser achado. Entretanto, não é a alternativa mais barata.

Os famosos aplicativos de transporte, como Uber e Cabify, são uma ótima opção. Fácil de serem achados, basta ter uma conta no celular. Valores atrativos, porém, não são em todas as cidades que esse serviço está disponível.

A locação de veículos é uma boa opção para as viagens corporativas, principalmente as longas. Ele concilia muitas vezes economia, praticidade, segurança e comodidade.

O veículo fica a disposição sempre que for necessário, sem correr riscos de atrasos. Ainda com a possibilidade de usar um GPS para se guiar na nova cidade.

6. Mantenha um controle econômico rígido

Os gastos de uma viagem a negócios podem ser altos e muitas vezes um empecilho para as organizações. Porém, se as transações monetárias realizadas nessas viagens, como hospedagem, alimentação e transporte, forem bem controladas os custos podem ser reduzidos significativamente.

Fazer parcerias com fornecedores que prestam serviço, para conseguir descontos e pacotes, é uma boa estratégia. Por exemplo, com restaurante, hotel, agência aérea e aluguel de carro.

Se faz necessário um planejamento econômico rígido para evitar transtornos, caso algum imprevisto aconteça.

7. Saiba quem chamar

Para viagens relacionadas a trabalho é mais vantajoso contratar uma agência de viagens. Afinal, eles entendem do assunto, geralmente possuem parcerias com hotéis, companhias aéreas, cooperativas de carros e restaurantes.

Além disso, uma assessoria profissional é uma forma de otimizar custos e evitar erros comuns no processo. Conseguindo a melhor relação custo benefício entre preços e serviços.

A Euro Star faz a gestão transparente de viagens corporativas focada na redução e otimização de recursos. Bem como, no atingimento dos objetivos atrelados a viagem, sempre considerando a segurança e conforto de cada viajante.

Fazemos reservas de passagens aéreas, aluguéis de carros, hospedagens, seguros, ingressos e outros serviços nacionais e internacionais. Analisando criticamente cada recurso e otimizando fatores para economia e resultado.

Conclusão

Organizar uma viagem corporativa pode ser complexo, mas com as nossas dicas esperamos que tenha entendido como funciona o planejamento. Consequentemente, desejamos que esteja preparado para começar a planejar seus próximos negócios e eventos em outras cidades ou outros países.

Caso não se sinta confiante em realizar o planejamento da viagem corporativa. Nós da Euro Star podemos te ajudar, basta entrar em contato conosco.